Soms ontmoet je iemand voor de eerste keer en is het net alsof je die persoon al jaren kent, het klikt. Bij de ene persoon voel je je vertrouwd terwijl je die persoon misschien helemaal niet zo goed kent en anderzijds kun je misschien met iemand anders, hoe goed je ook je best doet, niet zo goed opschieten. Hoe werkt dat?

Rapport wordt wel eens omschreven als het “magische gevoel” wat je kunt ervaren van de ene persoon naar de andere. Met rapport krijgen we rechtstreeks toegang tot het onderbewuste van anderen. Rapport is geen techniek of methode, het is veel meer een bepaalde houding. Deze houding wordt gekenmerkt door:

  1. Aandacht. Aandacht hebben voor de ander zoals die ander is.
  2. Respect. Respect hebben voor het model van de wereld van de ander.
  3. Afstemmen. Afstemmen (volgen) op de ander voordat je gaat leiden.

Als mensen geen rapport met elkaar kunnen maken, dan zal de communicatie weinig effectief zijn. Je hoort nog wel eens de uitspraak: “Met hem/haar valt niet te communiceren.” Rapport is een toestand die gekenmerkt wordt door wederzijdse ontvankelijkheid en respect. In een dergelijke situatie blijkt dat de suggesties onvoorwaardelijk worden geaccepteerd. Als je goed wilt worden in het bereiken van je doelen, zorg dan dat je goed wordt in het maken van rapport.

Rapport is de basis van communicatie. Communicatie is een proces waarin een boodschap wordt verzonden, de ander de boodschap innerlijk verwerkt (een interne voorstelling maakt) en op basis daarvan weer een reactie geeft. Plaatsen we dat proces in het communicatie model, dan verwerken we de boodschap door onze filters, maken er een interne voorstelling van en communiceren onze reactie terug door gedrag. Dit wordt de ‘cirkel van communicatie’ genoemd.

Naarmate de boodschapper en de ontvanger meer met respect en met wederzijdse ontvankelijkheid betrokken zijn in deze cirkel, zal de communicatie nog beter verlopen. Immers, mensen die echt betrokken zijn bij de boodschapper en diens boodschap zullen eerder openstaan voor elkaars suggesties, opvattingen en ideeën.

Mensen zijn bereid jou te volgen als jij bereid bent de ander te volgen, en mensen houden van mensen die zijn zoals ze zelf zijn. En op onbewust niveau weten we dat allemaal. We sluiten ons het liefst aan bij de mensen die ongeveer hetzelfde model van de wereld hebben als wij.

Rapport is een proces van ontvankelijk voor elkaar zijn en betekent niet noodzakelijkerwijs dat men het eens is met de mening en het gedrag van de ander.

De impact van onze communicatie

Om aan te sluiten op het niveau van gedrag is het goed te weten uit welke elementen ons gedrag (communicatie) bestaat en waarop je kunt aansluiten. Eén van de mensen die veel onderzoek hiernaar heeft gedaan is Ray Birdwhistell (1918-1994). Zijn onderzoek heeft uitgewezen dat onze communicatie uit drie elementen bestaat, namelijk:

  • Fysiologie
  • Tonaliteit
  • Woorden

Professor Albert Mehrabian (1939) heeft veel onderzoek gedaan naar de betekenis van onze communicatie. In 1971 publiceerde hij de ‘7-38-55 regel’. Hieruit blijkt dat het belang van onze fysiologie en tonaliteit in onze communicatie meestal groter is dan we denken, terwijl het belang van woorden vaak overschat wordt.

Mehrabian

Het onderzoek heeft uitgewezen dat de betekenis van onze communicatie voor 55% uit houdingsaspecten bestaat en voor 38% uit stemgebruik. Van deze 93% van onze communicatie zijn we ons (vaak) niet bewust. De resterende 7% bestaat uit de woorden die we gebruiken.

Om effectief en betekenisvol te communiceren moeten deze drie elementen congruent met elkaar zijn. Als iemand bijvoorbeeld zegt: “Ik ben niet boos op jou” op een luide toon, met zijn armen over elkaar en je niet aankijkend, kun je je afvragen welke betekenis jij als ontvanger hieraan moet geven.

Mirroring & matching

We brengen rapport tot stand door overeenkomstige zaken te creëren of te ontdekken. In NLP noemen we dit proces Mirroring (spiegelen) en Matching (afstemmen). Er zijn veel manieren om met iemand gemeenschappelijkheid, en dus een toestand van rapport, te bereiken. Je kunt uiterlijkheden, non-verbale en verbale communicatie spiegelen. De combinatie van non-verbaal en verbaal is belangrijk omdat je met alleen woorden niet voldoende rapport kunt creëren. Terwijl ‘woorden’ inwerken op iemands bewustzijn, werkt ‘fysiologie’ in op het onderbewustzijn. Om iemand te kunnen spiegelen is het belangrijk dat je scherp kunt observeren (zintuiglijke scherpzinnigheid) en dat je beschikt over een grote persoonlijke flexibiliteit.

Mirroring (spiegelen)

Bij mirroring, spiegelen we de ander totaal. We nemen bijvoorbeeld de fysiologie van de ander totaal over. NLP frame 3 luidt: “Lichaam en geest beïnvloeden elkaar wederzijds”. Een bepaalde fysiologie behoort bij een bepaalde stemming en interne representatie. Door de fysiologie te spiegelen krijgen we toegang tot de stemming en zelfs tot de interne representatie van mensen. Het doel hierbij is niet om op een ongeoorloofde wijze informatie van mensen te verkrijgen, maar juist een beter contact, gebaseerd op empathie.

Matching (afstemmen)

Bij matching stemmen we op een bepaald element van de fysiologie, het stemgebruik (tonaliteit) of woorden van de ander af. Matching is in feite het spiegelen van een element van de verbale of non-verbale communicatie van de ander. Matching betekent gelijkheid en begrip. Mensen met bijvoorbeeld hetzelfde stemgeluid hebben het gevoel dat ze elkaar begrijpen en aanvoelen. Matching op verbaal gebied is het eens zijn met iemand. Je erkent als het ware het model van de wereld van de ander. Bij mirroring ervaren we de interne representatie (model van de wereld) van de ander, bij matching behouden we ons eigen model van de wereld.

Cross-over Mirroring

Bij cross-over mirroring nemen we, met een ander lichaamsdeel, een bepaalde beweging van de andere persoon over. Zo kan je bijvoorbeeld met je hand de zelfde beweging maken als de ademhaling van de andere persoon.

Mismatching (niet afstemmen)

Het tegenovergestelde van matching is mismatching. Het bewust of onbewust afkeren van of niet afstemmen op de ander. Een duidelijke vorm van mismatching is iemand niet aankijken tijdens een gesprek. Mensen doen dit bewust of onbewust. Zoals “Ja” een uiting van matchen is, is “Nee” een uiting van mismatchen. Een andere, meer verkapte, vorm is, “Ja maar”. Bij matching zijn we gericht op de overeenkomsten of gelijkheid en bij mismatching op de verschillen of ongelijkheid.

Indicatoren van rapport

Wanneer weten we dat we rapport hebben iemand? Wanneer er sprake is van rapport, zijn meerdere van onderstaande indicatoren aanwezig.

  1. Een gevoel van binnen (warmte, rust, vertrouwen, zekerheid).
  2. Het gezicht verandert van kleur.
  3. Verbale uitingen zoals “ken ik jou ergens van?”.
  4. Van volgen ga je naar leiden.

Stuur me dit artikel per email in PDF formaat


Voornaam
Verkeerde invoer
Achternaam
Verkeerde invoer
Emailadres *
Het emailadres is onjuist of nog niet ingevuld.